Bitácora de viaje: Entrada 1, “el despegue”

Imagen por freepik

Co-autor: Patricio Costilla

Nota para el lector: se puede obtener una mejor visualización de las imagenes señaladas con la etiqueta “¡click!”, haciendo click en el nombre de la misma.

La administración.

Conceptos básicos.

Podemos definir a la administración y al administrador a través del siguiente mapa conceptual:

La administración se encuentra distribuida en la empresa, debe ser realizada tanto por los niveles más altos como los más operativos de la misma. La función administrativa será la que coordine y sincronice todas las funciones de la empresa que permiten definir el concepto de administración.

Se puede describir el proceso administrativo como sigue:

Imagen 2. Representación gráfica del proceso administrativo.

Todas las empresas desarrollan un conjunto de actividades que se pueden resumir en seis funciones básicas:

Imagen 3. Las seis funciones básicas de las empresas.

Los roles del administrador.

Podemos definir al rol como “el conjunto organizado de comportamientos que se refieren a una actividad determinada”. (Álvarez, 2004)

Se organiza las funciones de los directivos en diez roles:

Los niveles de la administración.

Si bien el proceso de “administrar” se realiza en todos los niveles de una organización, existen variaciones en las funciones administrativas que se aplican en cada uno, principalmente, del tiempo relativo que se le dedica a cada una de estas funciones. Podemos observar esto en el siguiente gráfico:

De este gráfico podemos deducir los siguientes ejemplos:

  • Los administradores de niveles altos dedican más tiempo a la planeación y la organización que los administradores de nivel inferior.
  • La dirección, a su vez, consume gran parte del tiempo de los supervisores de primera línea.

Además, existen un conjunto de habilidades (a las que denominaremos habilidades administrativas) con las que debe contar cada administrador:

  1. Habilidad técnica: Conocimientos, destrezas, aplicación de métodos, procesos y procedimientos. Implican el buen uso de herramientas y técnicas especifícas.
  2. Habilidad humana: Capacidad para trabajar con individuos, esfuerzo cooperativo, trabajo en equipo, etc.
  3. Habilidad de conceptualización: Es la capacidad para percibir el panorama general, distinguir los elementos más significativos de una situación y comprender las relaciones entre ellas.
  4. Habilidad de diseño: Es la capacidad para resolver problemas en beneficio de la empresa, es decir, diseñar soluciones funcionales a los problemas en respuesta a las realidades que enfrentan.

Al igual que con las funciones, las habilidades administrativas tienen diferente importancia, y son requeridas en diferente medida, a través de los niveles de la organización:

Como se realizó anteriormente, podemos deducir los siguientes ejemplos a partir del gráfico:

  • Las habilidades técnicas son las de mayor importancia para el nivel de supervisión.
  • Las habilidades humanas son útines en las interacciones con los subordinados, por lo que en todos los niveles donde se realizan de forma proporcional.
  • Las habilidades de conceptualización y diseño son requeridas por los altos mandos.

Las organizaciones.

Concepto.

La definición de organización la podemos visualizar en el siguiente mapa conceptual, como así también, los tipos fundamentales:

Las empresas.

De la misma forma que con las organizaciones, visualizaremos la definición de las empresas en el siguiente mapa conceptual, junto con algunas características importantes de las mismas:

Principales áreas de las empresas.

Generalmente, las empresas cuentan con las siguientes áreas (que consideramos como principales):

Imagen 9. Principales áreas de las empresas

Enfoque sistémico de las organizaciones.

Concepto de sistemas.

Imagen 10. Concepto de sistema

La organización como sistema.

El concepto de sistemas nos permite estudiar a las organizaciones de una forma más completa y contingente, de acuerdo a su complejidad y la administración de sus recursos; significa que no sólo se visualizan los factores ambientales internos y externos como un todo integrado, sino también las funciones de los sistemas que lo componen.

El enfoque sistémico se ha utilizado para facilitar el estudio de las relaciones entre individuos y organizaciones, considerando a las organizaciones, a los grupos y a las personas como sistemas abiertos en interacción continua con sus ambientes. Un sistema abierto describe las acciones e interacciones de un organismo dentro del entorno que lo rodea.

Imagen 11. La organización como sistema abierto.

Características de los sistemas abiertos.

Podemos dar con las siguientes características de los sistemas abiertos de acuerdo con Katz y Kahn (1995):

  1. Importación de energía (estímulos, recursos, etc.).
  2. Proceso de transformación (sobre las entradas).
  3. Resultado (nuevos productos o servicios, ofreciendo valor agregado).
  4. Ciclos de acontecimientos (la secuencia de actividades tiene carácter cíclico).
  5. Entropía negativa (los sistemas abiertos evolucionan a fin de detener el proceso entrópico).
  6. Insumo de información, retroalimentación y codificación.
  7. Estado estable y homeostasis.
  8. Diferenciación (los sistemas abiertos tienden a la diferenciación y la especialización).
  9. Equifinalidad (un sistema puede alcanzar el mismo estado final a partir de condiciones iniciales diferentes y por caminos diversos).

¿Qué dice la teoría de la contingencia en relación a los sistemas y su entorno?

El enfoque de los sistemas abiertos introduce el concepto de contingencia. Referirse a una contingencia significa que no existe una única manera de estructurar y dirigir una organización, todo depende de una serie de factores. Las organizaciones deben tener la capacidad de encontrar soluciones creativas ante la diversidad de agentes que condicionan su supervivencia y posibilitan su éxito.

Podemos distinguir dos principales tipos de factores que inciden sobre la estructura y la dirección de las organizaciones:

Imagen 12. Factores que inciden sobre la estructura y la dirección de las organizaciones

La teoría de la contigencia pone énfasis en los factores situacionales.

El enfoque de la contigencia permitió determinar que existe una correlación entre las características de la estructura de la empresa, la tarea que realiza, la tecnología que emplea y el mercado al cual se dirige.

Rol de los sistemas de información en las organizaciones.

Imagen 13. Proceso de generación de conocimiento.

De acuerdo con la Imagen 10, un sistema es un conjunto de elementos que se encuentran dinámicamente relacionados, que toman entradas a partir del medio que los rodea (esto pueden hacerlo automáticamente a través de sensores que captan las entradas, o bien, un usuario ingresando al sistema los datos requeridos).

Estos datos atraviesan un proceso de transformación que ocurre dentro del sistema para producir la información requerida por los usuarios, el cual dependerá del objetivo del sistema, es decir, el “por qué” de este último.

Una vez que los datos son utilizados para producir la información a través del proceso de transformación (siendo esto la salida del sistema), se los utilizará en el proceso de generación de conocimiento teniendo en cuenta que el sistema informático no puede realizarlo, ya que se requiere de la intervención humana. El proceso de generación de conocimiento, (particularmente el organizacional), ocurre cuando el conocimiento generado por sus integrantes fluye y es puesto a disposición de toda la organización, de forma tal que el beneficio sea colectivo.

La información generada por los sistemas informáticos agrega valor ya que permite tomar decisiones, generar acciones concretas para revertir acciones adversas, mantener o potenciar situaciones favorables, sin embargo, el conocimiento es una facultad cognitiva propia de los seres humanos, vinculado con el aprendizaje (el proceso por el cual un sujeto es capaz de adquirir nuevos conocimientos).

Entonces, un sistema informático puede facilitar la adquisición de conocimientos a un usuario.

Existen dos procesos principales vinculados a la gestión del conocimiento en los cuales los sistemas de información pueden realizar aportes significativos,

  • La generación del conocimiento organizacional
  • La comunicación del conocimiento y su difusión por toda la organización

Se identifican dos temáticas del campo de la tecnología de la información que pueden ser efectivas herramientas para el desarrollo de conocimiento:

  1. Soluciones de inteligencia de negocios (BI) para la generación del conocimiento.
  2. Sistemas de telemetría para la difusión en la organización.

En conclusión…

En esta unidad hemos trabajado, principalmente, con los conceptos de:

  • Administración
  • Organizaciones
  • Empresas
  • Sistemas

Los cuales fueron desarrollados en cada uno de los temas, tratados con anterioridad. La relación que podemos plantear entre estos conceptos es la que se observa en el siguiente mapa conceptual, a modo de conclusión del artículo:

Si llegaste hasta aquí, muchas gracias por leernos. ¡Los esperaremos en otro lugar del cosmos, viajeros!

Bibliografía.

  • Álvarez, H., (2003). Administración: Un enfoque interdisciplinario y competitivo. Córdoba, Argentina. Editorial Eudecor.
  • Koontz, H., (2014). Administración una perspectiva global y empresarial. México DF, México. Editorial Mc Graw Hill
  • Casanova, C. (2009). El rol de los sistemas de información en la gestión de conocimiento de las empresas. Revista Petrotecnia. Recuperado de: http://www.petrotecnia.com.ar/

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